Surat pengaduan merupakan surat yang ditujukan untuk mengajukan suatu klaim terhadap perusahaan atau instansi. Simak contoh surat pengaduan berikut ini, yuk!
Selain berfungsi sebagai klaim, surat pengaduan juga berfungsi sebagai surat resmi untuk mengadukan perkara terhadap pihak terkait.
Karena bersifat resmi, surat ini pun dapat dipertanggungjawabkan secara hukum ketika dalam prosesnya memang melibatkan hukum.
Pada dasarnya, surat ini berfungsi untuk memberikan peringatan terhadap pihak terkait untuk menyelesaikan persoalan yang ada.
Sebagai referensi, simak jenis dan contoh surat pengaduan berikut ini!
Contoh Surat Pengaduan
1. Surat Pengaduan Kerusakan Barang
sumber: romadecade.org
Surat pengaduan ini berfungsi untuk menyampaikan pengaduan terkait kerusakan barang dalam pengiriman.
Umumnya pihak pembeli atau perusahaan terkait akan meminta pertanggungjawaban seperti ganti rugi dalam bentuk uang atau barang yang sama.
Apabila pihak terkait tidak sanggup memenuhi penggantian barang, maka perusahaan yang mengajukan surat pengaduan berhak meminta kompensasi yang tinggi.
Hal ini biasanya sudah diterapkan dalam beberapa bisnis sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui.
2. Surat Pengaduan Kesalahan pada Dokumen Resmi
Surat pengaduan ini umumnya dibuat ketika ada kesalahan pengetikan dalam dokumen penting sehingga diperlukan adanya revisi dokumen.
Mungkin ini dinilai sepele, tapi surat pengaduan ini perlu diajukan agar tidak ada dampak buruk yang diterima di kemudian hari.
Seringkali kesalahan pada dokumen diabaikan saat pengurusannya sudah pada tahap akhir.
Maka dari itu, surat pengaduan ini perlu disampaikan kepada perusahaan atau instansi terkait untuk memudahkan proses penyelesaiaan masalah.
Dengan demikian, pihak-pihak terkait bisa menemukan jalan keluar dan masalah bisa lebih cepat diselesaikan.
3. Surat Pengaduan Pengajuan Asuransi
Jenis surat pengaduan ini merupakan jenis yang paling sering dijumpai di kehidupan masyarakat, terutama mereka yang menggunakan asuransi.
Surat pengaduan ini bisa berupa pengaduan untuk asuransi asuransi kesehatan, asuransi jiwa, asuransi meninggal dunia, dan jenis asuransi lainnya.
Umumnya pengajuan klaim ini akan dilakukan ketika kondisinya memenuhi syarat pengajuan.
4. Surat Pengaduan Keterlambatan Pengiriman
sumber: romadecade.org
Surat pengaduan keterlambatan pengiriman dibuat ketika barang mengalami keterlambatan pengiriman.
Terlebih jika barang yang diminta melebihi batas kesepakatan waktu pengiriman barang, maka surat ini dapat diajukan.
Surat ini ditujukan agar proses pengiriman dipercepat.
5. Surat Pengaduan Pembatalan Berkas
Surat pengaduan ini dibuat untuk memproses pembatalan berkas pada perusahaan atau instansi terkait.
Lebih tepatnya, surat ini diajukan ketika berkas yang berkas yang dimaksud memiliki kesalahan atau mengalami pekerjaan ganda.
Pun juga bisa ketika berkas yang diterima tidak sesuai dengan berkas yang diminta.
Contoh Surat Pengaduan
PT XYZ Developer
Jl. Gajah Mada No. 11, Bandung
Bandung, 30 Agustus 2020
Nomor : 66/GD/SPK/VI/2020
Perihal : Pengaduan kerusakan barang yang baru dikirim
Lampiran : 1 (satu) lembar
Kepada
PT ABC Material
Jalan Hayam Wuruk No. 12
Jakarta
Dengan hormat,
Sehubungan dengan datangnya surat ini, kami ingin mengajukan klaim terhadap barang dengan invoice pembelian TXXZ/VII/666/2020, dengan rincian barang sebagai berikut:
- 30.000 batu bata;
- 400 sak semen; dan
- Beberapa material besi lainnya
Barang tersebut telah kami terima dengan lengkap dan kami ingin mengucapkan terima kasih atas pelayanannya. Namun, ketika barang kami periksa kembali, kami mendapati banyak kerusakan barang dan kesalahan pengiriman.
Kami memahami jika pengiriman kali ini mengalami keterlambatan karena adanya kesalahan teknis. Namun, kerusakan barang yang kami pesan bukanlah hal yang dapat kami toleransi. Berikut ini daftar kerusakan barang yang kami maksud:
- 30.000 batu bata dalam keadaan retak dan beberapa di antaranya banyak yang pecah dan rusak
- 100 sak semen dalam keadaan rusak
- Beberapa material besi berkarat dan tidak layak pakai
Dengan ini, kami meminta kebijaksanaannya untuk mengganti barang yang rusak dengan barang baru yang memiliki kondisi baik. Jika perusahaan tidak dapat mengirimkan barang yang dimaksud dalam kurun waktu seminggu maka kami meminta uang down payment dikembalikan secara utuh.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih dan semoga pengaduan ini dapat segera diproses.
Hormat kami,
XYZ Developer
Budi Hermawan
***
Semoga artikel ini bermanfaat ya, Sahabat 99!
Simak informasi menarik lainnya di Berita 99.co Indonesia.
Sedang mencari rumah dijual di Tanah Abang?
Kunjungi www.99.co/id dan temukan hunian impianmu dari sekarang!
