Berita Ragam

10 Etika Mengirim Email yang Baik dan Benar untuk Menghindari Miskomunikasi. Bisa Membuatmu Terlihat Lebih Profesional!

3 menit

Belum banyak yang sadar akan pentingnya etika mengirim email. Padahal, di dunia profesional ini bisa memengaruhi penilaian atas karakter dirimu, lo!

Seiring perkembangan zaman, semakin banyak alternatif pilihan kita untuk berkomunikasi.

Salah satunya adalah dengan menggunakan e-mail atau surat elektronik.

Sayangnya, belum banyak yang memahami cara mengirim email yang benar.

Padahal seperti saat berbicara langsung, ada sopan santun yang perlu kamu ingat agar komunikasi lebih maksimal.

Yuk, pelajari etika mengirim email yang baik dan benar berikut ini.

10 Etika Mengirim Email yang Baik dan Benar

1. Isi Subjek Email dengan Spesifik

isi subjek email dengan benar

Etika mengirim email pertama, jangan sembarangan mengisi bagian subjek ini atau bahkan mengosongkannya.

Pasalnya, subjek adalah hal pertama yang seseorang baca ketika ia menerima surat elektronik.

Jika kamu mengisinya sembarangan, bisa jadi penerima tidak merasa bahwa suratmu penting.

Sehingga mereka pun memilih untuk tidak segera membuka dan meresponnya.

Tulislah dengan jelas apa tujuan surat yang kamu kirim, misalnya saja “Permintaan Pengadaan Barang” atau “Penawaran Pengisi Acara Seminar”.

Hal ini merupakan bagian dari format e-mail yang benar dalam dunia profesional.

2. Gunakan Alamat E-mail yang Profesional

Cara mengirim e-mail yang benar berikutnya, pastian alamat surat elektronikmu sudah profesional.

Ada banyak orang yang tak berpikir panjang ketika pertama kali membuat akun surat elektronik.

Misalnya membuat alamat e-mail dengan menggunakan angka sebagai padanan huruf seperti ‘h4s4n@xxx.com’.

Atau membuat alamat e-mail yang tampak alay seperti ‘emogirl999@xxx.com’.

Alamat surat elektronik seperti itu tidak bisa kamu gunakan untuk dunia profesional.

Sebaiknya buat ulang e-mail dengan menggunakan nama lengkap seperti ‘sitifatimah@xxx.com’.

3. Tulis Salam Pembuka di Setiap E-mail

Cara menulis email yang benar berikutnya adalah, selalu gunakan salam pembuka di setiap surat elektronik yang kamu kirimkan.

Entah e-mail formal maupun non-formal, jangan gunakan salam sehari-hari seperti “Hai”, Bro/Sis”, “Hey”, dan lainnya.

Untuk pesan yang formal sebaiknya gunakan “Yang terhormat (masukkan nama)”.

Namun jika ingin lebih kasual kamu bisa menggunakan “Halo (masukkan nama)” atau “Dear (masukkan nama)”.

Lalu perlu kamu ingat, jangan menyingkat nama seseorang kecuali kamu sudah mendapat izin sebelumnya.

4. Pergunakan Tanda Baca dengan Baik

etika mengirim email dengan benar

Menggunakan tanda baca dengan baik juga termasuk etika mengirim email yang benar.

Jika kamu tidak teliti, bisa-bisa makna pesan yang tidak tertangkap dengan baik oleh penerima.

Lalu ingat, jangan pernah mengakhiri kalimat dengan tanda seru (!) meski isinya penting.

Tanda ini mengandung makna perintah dan penerjemahannya dalam dunia kerja sangat negatif.

5. Pergunakan Kata-Kata yang Umum dan Sesuai Kaidah Bahasa

Di Indonesia ada banyak perbedaan budaya dan bahasa.

Oleh sebab itu baiknya gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar ketika menulis e-mail.




Agar kata-katanya lebih umum sehingga dapat diterima oleh siapapun.

Hal ini juga penting untuk meminimalisir adanya kesalahpahaman antara kamu dan penerima.

6. Hindari Memasukkan Humor dalam Surat Elektronik

Etika mengirim email berikutnya, hindari memasukkan humor atau lelucon ke dalam surat elektronik.

Apalagi jika pesan tersebut kamu tujukan kepada rekan kerja.

Pasalnya lelucon yang kamu kirim belum tentu bisa ia terjemahkan dengan baik.

Situasi terburuknya, penerima email akan menganggap humormu sebagai sarkasme karena ia terima tanpa intonasi suara dan ekspresi wajah.

7. Jelaskan Tujuanmu dengan Baik dalam Badan Surat

Jangan pernah menganggap penerima e-mail sudah memahami atau mengetahui apa yang kamu bicarakan.

Kamu tetap harus menuliskan tujuanmu dalam badan surat dengan jelas dan serinci mungkin.

Misalnya, kamu ingin meminta penerima surat untuk menjadi pembicara di sebuah seminar.

Maka jelaskan dengan rinci mengenai nama acara, tujuan, tanggal, waktu, dan lainnya.

Namun hindari pula penggunaan singkatan yang aneh atau jargon di dalam e-mail.

8. Cantumkan Tanda Tangan Elektronik

tanda tangan elektronik atau digital

Tanda tangan yang dimaksud di sini bukanlah yang biasanya kamu gunakan untuk dokumen pribadi.

Melainkan signature elektronik yang akan muncul di akhir e-mail ketika kamu mengirim surat.

Signature ini umumnya berisi nama dan data pribadi seperti alamat kantor, e-mail, atau nomor telepon.

Agar memudahkan, kamu bisa mengatur agar signature muncul secara otomatis di pengaturan surat elektronik.

Hal ini penting agar penerima surat tahu harus menghubungi ke mana untuk merespon suratmu.

9. Koreksi Kembali Pesan yang Akan Dikirim

Etika mengirim email terakhir yang harus kamu ingat, sebelum menekan tombol ‘kirim’ cek ulang pesan tersebut.

Jangan sampai ada kesalahan ketik di dalamnya baik secara ejaan maupun tata bahasa.

Meski tampak sepele, hal ini bisa jadi tolak ukur seseorang akan karakter dirimu.

Cek juga alamat penerima surat, agar pesan tersebut sampai ke tujuan dengan aman.

10. Perhatikan Waktu Pengiriman E-mail

Terakhir, perhatikan waktu pengirimannya.

Jangan mengirim email pada jam-jam istirahat, misalnya saja pukul sembilan malam.

Ini akan membuatmu terlihat tidak sopan, tidak menghargai waktu istirahat orang lain, serta tidak pandai mengatur waktu.

Kebiasaan seperti ini juga rawan menimbulkan konflik dengan rekan kerja.

Kalaupun ada masalah yang urgent, pastikan kamu meminta maaf karena menghubungi di luar jam kerja.

***

Itu dia etika mengirim email yang harus kamu pahami, Property People.

Cek informasi seputar properti lainnya hanya di Berita.99.co Indonesia.

Kunjungi juga Google News untuk menemukan beragam berita lainnya.

Ingin membeli rumah di kawasan Chelsea Modern Home?

Yuk, temukan penawaran menariknya di 99.co/id dan Rumah123.com yang selalu #AdaBuatKamu!




Hanifah

Penulis 99.co Indonesia | Knit & Crochet Enthusiast

Related Posts