Cara Membuat dan Contoh Surat Undangan Rapat Paling Lengkap

By Gadis Saktika 22 April 2021 74145

3 menit

Memahami cara menulis surat undangan rapat yang benar adalah sebuah keharusan agar dokumen yang dibuat bisa sesuai dengan tata caranya. Berikut ini 99.co Indonesia hadirkan cara membuat beserta contoh surat undangan rapat yang baik dan benar untuk Sahabat 99 jadikan referensi.

Surat undangan rapat merupakan salah satu dokumen yang memuat ajakan kepada seseorang atau kelompok untuk menghadiri suatu kegiatan rapat.

Biasanya, kegiatan rapat dapat mengundang seseorang atau instansi untuk membahas hal yang bersifat penting bagi kepentingan banyak orang.

Secara umum, surat undangan rapat itu termasuk ke dalam jenis surat undangan resmi.

Bagian dari Surat Undangan Rapat

Mengingat surat ini termasuk ke dalam surat undangan resmi, terdapat hal-hal penting yang harus kamu ketahui, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Kop Surat

Kop surat merupakan bagian dari surat yang menjadi identitas sebuah perusahaan atau instansi.

Pembuatan kop surat bertujuan agar penerima dokumen bisa mengetahui asal surat tersebut.

Setiap undangan resmi sejatinya memiliki kop agar bisa menggambarkan pengirim.

Selain untuk undangan rapat, kop surat resmi banyak ditemukan pada surat-surat dari instansi, contohnya pada surat referensi.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat dibuat sebagai acuan waktu kepenulisan surat tersebut dibuat.

3. Nama dan Pihak yang Dituju

Bagian ini wajib dicantumkan secara jelas supaya nama dan pihak yang dituju bisa mengetahui jelas tentang si pengirim surat.

4. Isi Surat

Isi surat memuat ajakan kepada penerima untuk menghadiri acara atau kepentingan resmi tertentu.

5. Waktu dan Tempat

Selain tanggal surat, keterangan waktu dan tempat pun wajib dicantumkan sebagai acuan waktu acara yang akan diselenggarakan.

Hal ini bertujuan supaya penerima surat tidak akan kebingungan dan bisa mengetahui waktu dan tempat pelaksanaan acara.

6. Lampiran

Beberapa undangan memang ada yang menggunakan bagian ini dan ada juga yang tidak.

Lampiran ini bertujuan untuk memperjelas topik pelaksanaan acara supaya penerima undangan dapat mengetahui secara umum tentang acara tersebut.

7. Stempel dan Tanda Tangan

Stempel dan tanda tangan menjadi bukti bahwa undangan yang diterima berasal dari pihak resmi.

Format Umum Surat Undangan Rapat

CV. MAJU MERDEKA
Jl. Jend. Sudirman no. 16 Jakarta Pusat
Telp/Fax: 021-567883
Email: majumerdeka@mail.com

Jakarta, 25 Februari 2021

Nomor : 010/URP/MB/IV/2018
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat Perusahaan

Yth.
Bpk. Salim Yudhoyono, S.kom
HRD CV. MAJU MERDEKA Cabang Pedurungan
di tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kerja tahunan perusahaan CV. MAJU MERDEKA, kami bermaksud mengundang bapak untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada: