Rundown acara dibuat agar suatu kegiatan berjalan sesuai rencana dan berlangsung efektif. Terlebih jika event yang akan dihelat merupakan gelaran besar sehingga penting untuk menyiapkan beberapa susunan yang sesuai. Yuk, simak contoh, pengertian, dan penjelasannya di sini!
Property People, pernahkah kalian mendatangi sebuah acara baik berskala besar maupun kecil?
Biasanya, acara tersebut telah disusun sedemikian rupa agar berlangsung lancar dan sesuai dengan agenda yang telah ditentukan.
Selain itu, rundown atau susunan acara yang dibuat juga berfungsi sebagai pengingat agar kita tidak lupa mengenai hal-hal penting dari gelaran tersebut.
Apalagi, untuk kamu ketahui, setiap acara mempunyai karakteristik yang berbeda-beda, lo.
Secara umum, rundown adalah susunan acara yang dibuat dengan terstruktur dan sistematis perihal suatu kegiatan dengan batas durasi tertentu.
Tidak hanya itu, rundown adalah susunan yang melibatkan banyak orang, misalnya acara ulang tahun, pernikahan, atau konser musik.
Apa Itu Rundown?
Apa itu rundown? Melansir berbagai sumber, rundown acara adalah susunan dari program yang secara sistematis dari suatu acara yang akan dibatasi oleh deretan durasi.
Biasanya, susunan acara ini dibuat oleh panitia sebuah acara dan kerap ditemukan pada kegiatan yang melibatkan banyak orang.
Adapun umumnya acara yang digelar bersifat formal.
Siapa yang Membuat Rundown Acara?
Dalam setiap acara yang akan disusun, terdapat orang-orang yang mempunyai tugas masing-masing supaya acara tersebut berlangsung lancar.
Menukil sejumlah sumber, berikut ini adalah pihak-pihak yang mempunyai tugas untuk menyusun rundown acara dalam kegiatan resmi.
1. Instansi Pemerintahan
Tugas dan wewenang pembuat rundown acara di instansi pemerintahan adalah protokoler atau staf protokol.
Bagian ini umumnya ada pada instansi pemerintahan provinsi atau kabupaten/kota.
2. Perusahaan Swasta
Tugas pembuatan susunan acara di perusahaan swasta dilakukan oleh sekretaris atau Public Relation (PR).
3. Organisasi Sosial
Dalam organisasi sosial kepemudaan atau mahasiswa, pihak yang membuat rundown acara adalah sekretaris atau bagian organisasi, termasuk panitia pelaksana.
Manfaat Adanya Rundown Acara
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, rundown acara dibuat supaya pelaksanaan suatu event dapat berlangsung lancar dan terstruktur.
Selain itu, ada pula sejumlah manfaat rundown acara yang akan didapat. Apa saja?
1. Menjaga Acara agar Berlangsung Tepat Waktu
Manfaat rundown adalah menjaga keberlangsungan acara supaya tepat waktu.
Pasalnya, bukan tidak mungkin kegiatan berlangsung melebihi waktu yang ditentukan lantaran satu dan lain hal.
Dengan adanya susunan ini, seorang pembawa acara bisa mengatur waktu sedemikian rupa.
2. Menghindari Kesalahpahaman
Rundown acara yang diketahui oleh para peserta memungkinkan peserta tersebut mengetahui apa saja yang akan berlangsung.
Oleh karena itu, bisa jadi peserta tidak akan melewatkan tiap-tiap bagian penting atau meninggalkan acara sebelum event berakhir.
3. Mengetahui Alokasi Waktu
Dengan adanya rundown seseorang atau peserta akan mengetahui alokasi waktu dari acara tersebut.
Hal ini tentu saja bermanfaat, terlebih tiap orang memiliki waktu terbatas dalam tiap-tiap aktivitas kesehariannya.
Cara Membuat Rundown Acara
sumber: detik.com
- Susunlah kegiatan berdasarkan tema acara bersama panitia lainnya.
- Lakukan koordinasi dengan panitia Humas terkait tamu undangan, narasumber, atau orang-orang penting yang akan datang pada acara tersebut.
- Susun kegiatan dengan durasi waktu yang diberikan pada acara yang akan dilaksanakan.
- Tentukan tata letak tempat acara berlangsung.
- Tentukan pihak penanggung jawab baik dari laki-laki maupun perempuan yang dianggap mampu dan siap.
- Jika telah dibuat sedemikian rupa, sampaikan rundown acara pada saat rapat koordinasi dengan panitia lain.
- Ubah segera bila dalam rapat terdapat susunan acara yang perlu revisi.
- Jika sudah fix, lakukan briefing atau gladi bersih.
Kolom dan Baris pada Rundown Acara
1. Kolom Nomor
Dalam pembuatan rundown, kolom pertama umumnya diisi dengan nomor yang berisi nama kegiatan dari urutan pertama sampai akhir.
Memang, kolom tidak selalu diperlukan, tetapi hal ini cukup penting agar tidak ada yang luput dari susunan acara yang dibuat.
2. Kolom dan Baris pada Susunan Acara
Isi dari kolom ini berisikan semua susunan acara guna mengatur rangkaian acara.
Selain itu, kolom dan baris ini pun bias bermanfaat untuk memudahkan dalam pembacaan tabel.
3. Kolom Waktu
Kolom waktu penting dalam penyusunan rundown untuk menunjukkan kapan dimulai dan berakhirnya sebuah event.
Waktu dalam rundown bisa jadi panduan yang tidak bisa diganggu gugat dan seluruh rangkaian mesti sesuai dengan waktu yang telah disusun.
4. Kolom Kegiatan
Isi dari kolom ini menunjukkan seluruh kegiatan yang akan berlangsung.
Kolom acara mesti sesuai dengan kolom waktu sehingga acara sesuai dengan waktu yang ada.
5. Kolom Penanggung Jawab
Isian dari kolom penanggung jawab adalah seseorang yang memang telah ditunjuk sebagai orang yang bertanggung jawab pada susunan acara.
Hal ini bertujuan agar koordinasi semakin mudah ketika ada satu dan lain hal.
6. Kolom Keterangan
Hal-hal lain dari suatu acara biasanya ditulis di kolom keterangan.
Dalam artian, kolom keterangan ini bertujuan untuk memuat informasi tambahan.
Contoh Rundown Acara Berbagai Event
1. Contoh Rundown Acara Seminar
sumber: id.scribd.com
2. Contoh Rundown Acara Gathering Alumni SMA
| Waktu | Kegiatan | Tempat |
| 07.30-08.00 | Registrasi Peserta Alumni Setiap Angkatan |
Gedung Pertemuan SMA Jaya Abadi, Jakarta
|
| 08.00-08.30 | Pembukaan Acara | |
| – Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
– Sambutan Ketua Panitia – Sambutan Ketua Angkatan Alumni – Sepatah Kata dari Kepala Sekolah SMA |
||
| 08.30-09.30 | Sharing Alumni SMA Jaya Abadi | |
| 09.30-09.45 | Hiburan dari peserta Alumni | |
| 09.45 -10.00 | Coffee break | |
| 10.45-12.00 | Pembahasan Struktur Organisasi Alumni SMA Jaya Abadi | |
| 12.00-13.00 | Istirahat, Sholat, Makan Siang (Ishoma) | Gedung Pertemuan dan Masjid Sekolah SMA Jaya Abadi |
| 13.00-13.30 | Pengumuman oleh Perwakilan Alumni kepada pihak SMA Jaya Abadi | Gedung Pertemuan SMA Jaya Abadi |
3. Susunan Acara Lomba Agustusan
sumber: id.scribd.com
4. Susunan Acara Rapat Perusahaan
| Waktu | Kegiatan | Tempat |
| 08.00-08.30 WIB | Pembukaan Rapat oleh MC | Ruang Rapat Direksi PT. Graha Senja Bandung |
| – Pembacaan Doa– Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
– Sambutan Direktur Utama PT. Graha Senja – Sambutan Kepala Bagian Umum PT. Graha Senja |
||
| 08.30-09.00 WIB | Pembacaan laporan singkat dari masing-masing bagian, serta pengecekan daftar hadir dari setiap perwakilan bagian | |
| 09.00-09.15 WIB | Coffee Break | |
| 09.15-10.30 WIB | Pembahasan inti acara rapat, yakni mengenai evaluasi kinerja karyawan. | |
| 10.30-11.00 WIB | Diskusi dan Tanya Jawab pada sesi rapat | |
| 11.00-12.00 WIB | Pengambilan Keputusan dan Pembacaan Kesimpulan Rapat | |
| 12.00 WIB | Rapat Selesai dan Penutupan Rapat |
5. Rundown Acara Pelantikan Komunitas
| Waktu | Kegiatan | Tempat |
| Pukul 08.00-08.30 WIB | Pembukaan Acara oleh MC | Balai Besar Komunitas Alam Hijau
|
| – Pembacaan Doa– Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
– Sambutan Ketua Panitia – Sambutan Ketua Komunitas Alam Hijau |
||
| Pukul 08.30-09.00 WIB | Pengisian Materi oleh Ketua Komunitas Alam Hijau | |
| Pukul 09.00-09.15 WIB | – Hiburan ( tari tradisional oleh Pengurus Komunitas Alam Hijau)– Coffee break | |
| Pukul 09.15-11.00 WIB | Acara Inti (Pelantikan Kepengurusan Baru Komunitas Alam Hijau) | |
| Pukul 11.00-11.30 WIB | Pengisian Ketua Kepengurusan Baru Komunitas Alam Hijau | |
| Pukul 11.30 WIB | Penutupan Acara |
6. Rundown Acara Doc
sumber: scribd.com
7. Template Rundown Acara
sumber: gramedia.com
***
Semoga ulasan di atas bermanfaat, ya.
Yuk, baca ragam informasi menarik hanya di Berita.99.co.
Follow juga Google News kami agar tidak ketinggalan informasi paling terkini.
Jangan lupa untuk mengakses laman www.99.co/id guna menemukan beragam rumah idaman dan pilihan properti lainnya.
Dapatkan berbagai promo dan diskon menggiurkan karena ternyata beli hunian emang #segampangitu.
